Unternehmenskommunikation: In 3 Schritten zur idealen Kommunikationslösung
Die Unternehmenskommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeitswelt und somit auch ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens.
In diesem Blogbeitrag stellen wir uns die Frage, was Unternehmenskommunikation eigentlich ist, was man unter interner und externer Unternehmenskommunikation versteht sowie welche Ziele und Aufgaben verfolgt werden.
Weiters erhalten Sie einen Überblick zu den unterschiedlichen Technologien, Instrumente und Kanäle und wir verraten Ihnen, wie Sie in 3 Schritten zur idealen Kommunikationslösung für Ihr Unternehmen kommen können.
1. Unternehmenskommunikation: Definition
Unternehmenskommunikation, auch Corporate Communication genannt, ist der Informations- und Nachrichtenaustausch eines Unternehmens mit verschiedenen Zielgruppen.
Diese Zielgruppen können verschiedene Stakeholder, aber auch Mitarbeiter, Führungskräfte, Kunden, Investoren, Medien und die Öffentlichkeit sein.
Die Unternehmenskommunikation ist allgemein wichtig für Effizienz, Produktivität, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und das Image des Unternehmens.
2. Interne und externe Unternehmenskommunikation
Unter der internen Unternehmenskommunikation versteht man die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, sprich den Austausch zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Führungskräften. Ziel ist es hier, Informationen zu teilen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Die externe Unternehmenskommunikation ist dagegen der Austausch mit Zielgruppen von außen, also mit Kunden, Medien, Geschäftspartnern und der gesamten Öffentlichkeit.
Bei dieser Kommunikationsform geht es vor allem darum, das Markenimage zu fördern, Kundenbeziehungen zu pflegen und das Vertrauen der Öffentlichkeit zu gewinnen.
3. Ziele und Aufgaben
Die Ziele bzw. die Vorteile von Corporate Communication sind vielfältig. Zum einen geht es, wie bereits erwähnt, um die Imagebildung. Das Unternehmen kann sich durch gezielte Kommunikation klar nach außen positionieren und eine Identität schaffen, die von allen Stakeholdern verstanden wird.
Ein weiteres Ziel ist die Stärkung der Mitarbeiterbindung: Ein effizienter Austausch innerhalb des Unternehmens trägt zur Motivation und auch zur Bindung der Mitarbeiter bei. Durch gezielte Kommunikation können Konflikte und Krisen eines Unternehmens besser und schneller bewältigt werden.
Zu den wichtigsten Aufgaben der Unternehmenskommunikation
zählen vor allem:
- Entwicklung einer Kommunikationsstrategie
- Auswahl geeigneter Kommunikationskanäle und -instrumente
- Erstellung von ansprechenden Inhalten
- Überwachung der Kommunikationsergebnisse
4. Überblick Kommunikationslösungen
Welche Kommunikations-Tools eignen sich nun für eine erfolgreiche Unternehmenskommunikation?
Es gibt mittlerweile eine große Vielzahl an digitalen Kommunikationslösungen für Unternehmen.
Hier eine Auflistung beliebter und weit verbreiterter Tools:
Plattformen für die Kommunikation und Zusammenarbeit:
Videokonferenz-Tools:
Projektmanagement und Tools für die Zusammenarbeit:
Social Intranet-Tools:
- Microsoft Viva Engage (ehemals Yammer)
- Workplace by Meta
VoIP und IP-Telefonie:
5. Die richtige Kommunikationslösung finden
Wir erklären Ihnen, wie Sie in 3 Schritten die richtige Kommunikationslösung für Ihr Unternehmen finden:
Schritt 1: Bedarfsanalyse durchführen:
Stellen Sie sich folgende Fragen: Welche Anforderungen und Herausforderungen gibt es aktuell in Bezug auf die Kommunikation in Ihrem Unternehmen? Wie sieht Ihre Vision eines modernen Arbeitsplatzes und einer modernen Unternehmenskommunikation aus?
Berücksichtigen Sie dabei Ihre aktuelle Organisationsstruktur, ihre IT- und Systemlandschaft, die Größe Ihres Teams, die Art Ihrer Projekte sowie die Wünsche Ihrer Kunden und Mitarbeiter.
Achten Sie dabei auch auf zukünftige Entwicklungen und Geschäftsziele wie z. B. Expansion, Internationalisierung, Niederlassungen oder zum Beispiel das Erreichen von Customer Excellence.
Fassen Sie Ihre Anforderungen am besten schriftlich in einem Anforderungskatalog mit möglichst genauer Leistungsbeschreibung zusammen.
Schritt 2: Technologische Möglichkeiten evaluieren:
Auf Basis Ihres Anforderungskataloges machen Sie sich auf die Suche nach geeigneten Kommunikationstools für Ihr Unternehmen.
Vergleichen Sie Funktionen, Kosten und Integrationsmöglichkeiten, um die Lösung zu finden, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
Bei vielen Tool-Anbieter erhalten Sie eine 14- oder gar 30-tägige Testphase, in der Sie die jeweilige Lösung auf Herz und Nieren prüfen können.
Einen guten Gesamtüberblick finden Sie bei Online Software Bewertungsportalen wie Capterra, Software Check oder OMR.
Natürlich können Sie sich auch an Experten wenden, die gemeinsam mit Ihnen passende Kommunikations-, Kollaborations- und Business Telefonielösungen für Ihre Bedürfnisse identifizieren.
Schritt 3: Implementierung und Schulung:
Sobald das richtige Kommunikations-Tool gefunden ist, ist es wichtig, die Einführungsphase sorgfältig zu planen. Damit ein reibungsloser Übergang im Unternehmen stattfinden kann, interne Prozesse und Abläufe kaum gestört und Ihre Kunden im Idealfall nichts davon merken.
Um die Akzeptanz der neuen Kommunikationslösung im Unternehmen möglichst von Anfang an hochzuhalten, ist es zielführend, die Mitarbeiter oder zumindest einen ausgewählten Teil sinnvoll miteinzubinden.
Schulungen tragen dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter schnell mit den neuen Tools vertraut werden und in der Lage sein, diese effektiv zu nutzen. So können die gewünschten Geschäftsergebnisse erzielt werden.
Fazit
Die Unternehmenskommunikation ist ein essenzieller Bestandteil der Arbeitswelt und entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.
Man unterscheidet zwischen interner Kommunikation, dem Austausch innerhalb eines Unternehmens und externer Kommunikation, dem Austausch mit Zielgruppen von außen, wie Kunden, Geschäftspartner, Medien und der Öffentlichkeit.
Es gibt eine Vielzahl an digitalen Kommunikationstools für Unternehmen. Um die passende Kommunikationslösung zu finden, sollten Sie im ersten Schritt eine Bedarfsanalyse durchführen, im zweiten Schritt die jeweiligen technologischen Möglichkeiten evaluieren und im letzten Schritt das Kommunikations-Tool sorgfältig implementieren und Ihre Mitarbeiter gut darauf vorbereiten.