WhatsApp vs. WhatsApp Business: Welche Variante ist für Unternehmen besser geeignet?

WhatsApp oder WhatsApp Business: Welche Variante ist besser für Unternehmen geeignet? In diesem Beitrag vergleichen wir die beiden Apps und deren Unterschiede.

WhatsApp ist eine der beliebtesten Nachrichten-Apps weltweit. So nutzen auch viele Unternehmen die Messenger App von Meta, um mit Kunden übers Web zu kommunizieren. Seit 2018 gibt es zusätzlich die Version WhatsApp Business, die sich speziell an Unternehmen richtet.

Beide Apps enthalten ähnliche Funktionen: Dazu gehören das Versenden von Text- und Sprachnachrichten im Chat, die Video- und VoIP-Telefonie oder das Teilen von Bildern, Videos und Dokumenten. WhatsApp Business ermöglicht weitere nützliche Funktionen wie den automatisierten Chatbot, Abwesenheitsnachrichten oder Unternehmensinformationen im Profil.

Ausserdem ermöglicht WhatsApp Business grundsätzlich das Erfüllen der formalen Anforderungen der DSGVO und des seit September 2023 gültigen Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG), einschliesslich eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Bei der Standardversion von WhatsApp ist in den Nutzungsbedingungen die nicht private Nutzung ausgeschlossen. Auch Experten raten davon ab, die Standardversion von WhatsApp für die interne und externe Kommunikation von Unternehmen zu nutzen.

Die Unterschiede zwischen WhatsApp und WhatsApp Business bestehen hauptsächlich im Funktionsumfang. Die nachfolgenden Funktionen gibt es nur bei WhatsApp Business:

• Unternehmensprofil mit dem Hinterlegen von wertvollen Informationen wie Adresse, Kontaktmöglichkeiten und Öffnungszeiten
• das Einrichten automatischer Begrüssungs- und Abwesenheitsnachrichten
• vordefinierte Schnellantworten auf häufig gestellte Fragen
• Kundenverwaltung nach Gruppen und Präferenzen, z. B. für Werbeaktionen oder das Übermitteln des Bestellstatus
• umfangreiche Statistiken und Analysen für mehr Effizienz im Kundenservice
• Produktkatalog für Firmen mit E-Business

Einen Unterschied gibt es nicht mehr: Früher war die Standardversion von WhatsApp nur auf mobilen Geräten wie Android, iPhone und Windows als App verfügbar, nicht jedoch als Desktop-Version. Später kam die Version von WhatsApp Web hinzu und nun auch die WhatsApp-Standardversion für den Desktop.

Der Download der App von WhatsApp Business ist kostenlos. Somit können interessierte Unternehmen WhatsApp Business zunächst mal ausprobieren, ohne kostenpflichtige Abos einzugehen.

Weitere Vorteile von WhatsApp Business sind:

• WhatsApp Business als zentraler Messaging-Dienst: Teams von Unternehmen können von beliebigen Desktop-Geräten standortunabhängig auf einen zentralen Posteingang zugreifen. Dies ist gerade in Verkaufs- oder Kundenservice-Teams hilfreich – ob im Büro oder im Homeoffice.
• Verknüpfung mit anderen Messaging-Kanälen: Sie können mit Messenger-Integrationen auch SMS, Facebook Messenger oder Telegram verknüpfen und so alle Kanäle auf einen vereinen. Dies steigert die Effizienz und reduziert Doppelspurigkeiten oder Fehler.
• Gruppierung von Chats mit Labels: Ein weiterer Vorteil von WhatsApp Business liegt in den Labels – der Gruppierungsmöglichkeit von verschiedenen Kundentypen: Neu- oder Stammkunden, Privat- oder Geschäftskunden oder Gruppierung nach Regionen und Landessprachen.
• Gezieltes Marketing: Mit den sogenannten Broadcast-Listen können Sie einen weiteren Vorteil von WhatsApp Business nutzen: Sie können Aktionen, Newsletter oder spezielle Kampagnen in sogenannten Broadcast-Listen effizient verwalten und einsetzen.
• Anbindungen weiterer Lösungen: Auch lassen sich mit WhatsApp Business weitere Lösungen anbinden, z. B. eine Chatbot-Lösung oder Live-Übersetzung. Dies ist gerade bei serviceorientierten Unternehmen ein grosser Vorteil, weil so die Kundenkommunikation schnell, direkt und unkompliziert erfolgt.

Wenn es um Datenschutz geht, gibt es wenige Unterschiede zwischen den beiden Apps: Beide gehören Facebook Inc. bzw. dem Meta-Konzern, was bedeutet, dass die Apps nicht vollständig nach den strengen Datenschutzbestimmungen der DSGVO der EU arbeiten.

Somit ist jedes Unternehmen selbst dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Nutzung von WhatsApp und/oder WhatsApp Business den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht. Dazu gehören eine Datenschutzerklärung sowie ein Impressum auf der Firmenwebsite. Über einen anwaltlich geprüften Datenschutzgenerator lässt sich eine individuelle Datenschutzerklärung erstellen, sofern kein interner Rechtsdienst vorhanden ist. Zentral dabei: Die Datenschutzerklärung sollte aktuelle juristische Anforderungen erfüllen.

Nach dem Vergleich von WhatsApp und WhatsApp Business für Unternehmen ist es wichtig, die beste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen – und zwar nach Ihren Bedürfnissen:

Benötigen Sie eine einfache und unkomplizierte Kommunikations-App, die Sie schnell installiert auf allen Plattformen (Android, iPhone, Windows) nutzen können, dann ist WhatsApp die richtige Wahl. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen wie Chat-Gruppen, das Teilen von Multimedia-Inhalten und das Bearbeiten von Nachrichten. Allerdings gibt es auch Einschränkungen beim Verwenden von WhatsApp im Geschäftsbereich: Sie haben keinen offiziellen Support oder können auch keinen Unternehmensaccount erstellen.

Wünschen Sie jedoch ein professionelles Image und mehr Kontrolle über Ihre Kommunikation, sollten Sie sich für WhatsApp Business entscheiden. Mit dieser App können Sie einen Unternehmensaccount erstellen und wichtige Informationen wie Öffnungszeiten oder spezielle Angebote teilen. Darüber hinaus gibt es spezielle Tools zum Organisieren Ihrer Chats und zum Senden automatisierter Antworten an Kundenanfragen. Welche vielseitige und effektive Möglichkeiten WhatsApp Business für Ihren Kundenservice sonst noch bietet, erfahren Sie im Blog-Artikel über WhatsApp Business als Zukunft des Kundenservice.

Letztlich hängt die Entscheidung davon ab, welche Anforderungen Ihr Unternehmen hat und welche Prioritäten es setzt. Ob WhatsApp oder WhatsApp Business – in beiden Fällen sollten Sie den Datenschutz berücksichtigen: Denn hier liegen die wahren Stolperfallen.

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