Agiles Projektmanagement: Die richtige Methode für Ihr Unternehmen

Wasserfall, Scrum, Agile, Kanban – Was ist was und was passt zu Ihrem Unternehmen? Bei all den verschiedenen Methoden und Modellen kann man schon mal den Überblick verlieren.

Wir erklären Ihnen die Unterschiede, die Vor– und Nachteile und worauf es wirklich ankommt. Am Ende geben wir Ihnen noch Tipps für die Umsetzung und welche Methode die passende für Ihr Projektmanagement ist.

Immer flexibel bleiben und sich auf unvorhersehbare Veränderungen anpassen – Das ist in unserer digitalisierten Welt wichtiger denn je. Gerade in der Planung von Projekten und Prozessen.

Per Definition ist Agiles Projektmanagement eine Methode, die genau dies ermöglicht, indem sie Projekte in teamübergreifenden, kurzen, zeitlich begrenzten Zyklen, sogenannten Sprints, vorantreibt.

Statt den gesamten Projektablauf im Voraus zu planen, wie im klassischen Wasserfallmodell üblich, konzentrieren sich im agilen PM Teams auf klar definierte Abschnitte und betonen iterative Prozesse, sowie eine enge Zusammenarbeit mit Kunden, um regelmässige Feedbackschleifen zu ermöglichen.

Diese Arbeitsweise eignet sich besonders für Projekte, bei denen es wichtig ist, schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.

Basierend auf dem agilen Manifest, welches in den 1990er Jahren von Softwareentwicklern entwickelt und 2001 veröffentlicht wurde, ergeben sich 12 Prinzipien und 4 Werte, die die Grundlage für agiles Projektmanagement bilden.

1. Kundenzufriedenheit: Frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software.
2. Flexibilität: Anpassungen und Änderungen, selbst spät in der Entwicklung.
3. Häufige Lieferung: Regelmässige Lieferung funktionierender Software in kurzen Zeitspannen.
4. Zusammenarbeit: Tägliche Zusammenarbeit von Fachexperten und Entwicklern.
5. Motivierte Individuen: Motivierte Mitarbeitende durch ein unterstützendes Umfeld während des Projekts.
6. Kommunikation: Effektive Kommunikation durch persönliche Gespräche.
7. Messbarer Fortschritt: Funktionierende Software als wichtigstes Fortschrittsmass.
8. Nachhaltigkeit: Förderung nachhaltiger Entwicklung mit gleichmässigem Tempo.
9. Exzellenz: Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design.
10. Keep it simple: Halte es einfach.
11. Selbstorganisation: Beste Ergebnisse durch selbstorganisierte Teams.
12. Reflexion: Regelmässiges Reflektieren und Anpassen verbessert die Effektivität.

So weit, so theoretisch. Aufbauend auf diesem agilen Manifest ergibt sich die Frage: Wie funktioniert agiles Projektmanagement in der Umsetzung und welche Schritte sind nötig, um Projekte flexibel zu planen?

Typischerweise gibt es 5 Phasen des agilen Projektmanagements. Diese sind bis zum Abschluss des Projekts oft iterativ. Durch die Wiederholung in Schleifen können immer wieder Änderungen vorgenommen werden. Die Flexibilität bleibt erhalten.

1. Planung:

• Teamaufstellung
• Bedürfnisanalyse Stakeholder
• Ermitteln einer Vision für ein Produkt oder einen Service

2. Konzeption:

• Erstellen der Anforderungen an Service / Produkt
• Zusammenarbeit der Teams
• Entwicklung Meilensteine für Projektzeitplan
• Erforschung
• Einhalten Projektvorgaben & Analyse alternativer Projektanforderungen
• Teams arbeiten iterativ an einzelnen Meilensteinen

3. Test:

• Testen der Ergebnisse bevor man in den nächsten Sprint geht
• Eventuelle Verbesserungen oder Anpassungen umsetzen

4. Abschluss:

• Kontrolle des Produkts
• Messen an aktualisierten Anforderungen
• Aus Problemen im Prozess lernen

Die konkrete Umsetzung durch die 5 Phasen stellt sicher, dass am Anfang der Zeitplan und Aufwand definiert werden.

Der Umfang des Projekts wird durch die iterativen Schleifen variabel gehalten. So stellen Sie sicher, dass Sie das Projekt nicht komplett neu planen müssen, was unter anderem ein Vorteil des Agile Frameworks ist.

An der Stelle könnte man sich fragen: Das klingt doch alles super, warum wird agiles Projektmanagement nicht überall angewandt? Wie bei allem hat natürlich auch agiles Projektmanagement Nachteile, denn nicht jedes Projekt ist auf die Methodik ausgelegt. 

Wir werden nun die Vorteile und Nachteile auflisten und anschliessend darüber sprechen, für welche Projekte dieses Modell am besten geeignet ist.

1. Prototypenerstellung: Schnelles Entwickeln und kontinuierliches Verbessern von Prototypen.
2. Anpassungsfähigkeit: Probleme und Hindernisse werden rasch identifiziert und behoben; kurzfristige Änderungen können leicht integriert werden.
3. Effizienz: Arbeiten in kurzen, produktiven Zeitintervallen (Sprints) spart Zeit und Ressourcen.
4. Kreativität: Interdisziplinäre Teams und flexible Zielsetzungen fördern innovative Ideen.
5. Transparenz: Regelmässige Feedbackschleifen und Updates sichern offene Kommunikation.
6. Schnelligkeit: Kurze Entscheidungswege ermöglichen zügige Projektabschlüsse.
7. Teamstärkung: Flache Hierarchien fördern Verantwortungsbewusstsein und Zusammenhalt.
8. Nutzerfokus: Engere Zusammenarbeit mit Benutzern führt zu besser abgestimmten Produkten.
9. Ressourceneffizienz: Optimierte Ressourcennutzung durch Sprints und Absprachen. So wird die Umsetzung beschleunigt
10. Flexibilität: Team kann sich leichter an notwendige Änderungen anpassen.

1. Kostenschätzung: Flexible Planung erschwert die Kostenschätzung.
2. Planbarkeit: Fehlende feste Abgabetermine und definierte Abläufe.
3. Ressourcenaufwand: Einführung und Schulungen für agile Methoden sind zeit- und kostenintensiv.
4. Kommunikationsprobleme: Schleppende Kommunikation kann das Projekt verzögern.
5. Fortschrittsmessung: Schwierige Beurteilung des Projektfortschritts aufgrund sich ändernder Faktoren.
6. Teamgrösse: Grössere Teams können den Überblick verlieren und sind schwerer zu koordinieren.
7. Unklare Abläufe: Weniger festgelegte Abläufe zu Beginn können zu Problemen führen.
8. Entscheidungsgeschwindigkeit: Erfordert schnelle Entscheidungen, schwierig für Organisationen mit langwierigen Analyseprozessen.
9. Verantwortung: Hohes Mass an Verantwortung bei Scrum Master und Product Owner.

Aus den Vorteilen und Nachteilen lässt sich ableiten, wann agiles Projektmanagement sinnvoll ist und für wen es sich am besten eignet.

Besonders sinnvoll ist die Methodik vor allem für schwer planbare Projekte. Ob grössere Unternehmen oder Start-ups, die Flexibilität, die diese Art der Projektplanung bietet, ist immer dann überlegen, wenn der Umfang des Projekts nicht klar ist und eine ständige Weiterentwicklung erforderlich ist.

So können Digitalisierungsprojekte wie beispielsweise die Implementierung einer virtuellen Telefonanlage von agilem Projektmanagement profitieren, da ein enger Austausch mit den Kunden nötig ist, um jederzeit gewünschte Anpassungen vornehmen zu können.

Gerade auf sich ändernde Anforderungen kann mit diesem Ansatz gut reagiert werden. Verschiedene Teams können so eng zusammenarbeiten und das Feedback der Nutzer findet direkten Einzug.

Bei der Frage, ob sich agiles Projektmanagement für Ihr Unternehmen eignet, ist natürlich auch die Frage nach der Teamzusammensetzung relevant. Kann Ihr Team mit den Methoden umgehen? Arbeiten Sie gern interdisziplinär?

Ungeeignet ist diese Methode vor allem dann, wenn Ihr Team lieber in vorgegebenen Strukturen arbeitet. Aber auch dafür gibt es eine Lösung: Sowohl das klassische als auch das agile PM lassen sich gut miteinander kombinieren.

Sie können Ihr Projekt klassisch strukturieren, indem Sie Hierarchien, Budget und andere wichtige Rahmenbedingungen festlegen. Innerhalb dieser übergeordneten Struktur können die Teams in spezifischen Bereichen agile Methoden verwenden, um flexibel und effizient zu arbeiten.

Es haben sich über die Zeit verschiedene Methoden etabliert, die alle eins gemeinsam haben: Sie helfen dabei, Projekte agil zu planen und zu steuern.
Hier eine Übersicht der Methoden des agilen Projektmanagements.: 

Diese Methodik sieht eine klare Rollenverteilung vor.
Der “Scrum Master” plant die Prozesse und sorgt dafür, dass diese reibungslos verlaufen. Indes sorgt der “Product Owner” dafür, dass es klare Zielvorgaben gibt.
Das Team arbeitet dann in einzelnen Sprints am Projekt.
Gerade komplexe Projekte, die oft schwer planbar sind, profitieren von dieser Methode.

Durch die visuelle Darstellung des working process wird der Workflow transparent dargestellt und so Übersichtlichkeit gewährleistet. Gerade Trello ist dafür ein beliebtes Tool und lässt sich super auf bereits bestehende Prozesse im Unternehmen übertragen.

Eine Kombination aus Scrum und Kanban nutzt das Beste aus beiden Welten: Die klare Rollenverteilung von Scrum und die Übersichtlichkeit des Kanban Boards.

Das Gute: So werden klare Verantwortungsbereiche definiert und Übersichtlichkeit gewährleistet. Asana und Jira sind zwei Tools, die sich ausserordentlich gut für Scrumban eignen.

Agiles Projektmanagement ermöglicht eine flexible, iterative Herangehensweise an Projekte, die sich besonders bei sich schnell ändernden Anforderungen bewährt. Durch die Verwendung von Methoden wie Scrum und Kanban können Teams effizient arbeiten und regelmäßig Feedback integrieren.

Trotz einiger Herausforderungen, wie der schwierigen Kostenschätzung und dem hohen Schulungsaufwand, bietet Agile zahlreiche Vorteile wie erhöhte Flexibilität, verbesserte Zusammenarbeit und schnellere Problemlösung, die es zu einer wertvollen Methode für viele Projekte machen.

Bei Projekten mit langen Laufzeiten können sich die Anforderungen häufig ändern. Im klassischen Projektmanagement wird dies nicht ausreichend berücksichtigt, da zu Beginn ein einmaliges Pflichtenheft erstellt wird, das später nicht flexibel angepasst werden kann.